30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 29614; сегодня: 1.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_temy_i_sredstva.php).

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_nachinayem_s_azov.php) – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Сражение у Новодвинской крепости. Как кормщик Иван Рябов спас Россию
06.07.2025 12:06 Аналитика
Сражение у Новодвинской крепости. Как кормщик Иван Рябов спас Россию
Туманным вечером 6 июля 1701 года у строящейся Новодвинской крепости показались три неизвестных корабля, шедших в сторону Архангельска. Шли они под нейтральным флагом, однако настороженность вызывал тот факт, что дошли неясные слухи, будто сюда движется шведская эскадра, к тому же недавно в данном районе пропало русское судно с командой стрельцов да таможенником на борту. Для досмотра неизвестных судов был направлен баркас, а возглавил группу лично командир Холмогорского гайдуцкого полка Григорий Животовский. Когда русская лодка достаточно приблизились к ближайшему кораблю, завязался разговор между Животовским и представителем корабельной команды. Он настойчиво приглашал подняться русского офицера на борт, когда один из стрельцов разглядел, сквозь приоткрытый пушечный порт на борту корабля, затаившуюся на нижней палубе большую группу вооруженных шведских солдат. Стрелец успел...
Мэр Москвы открыл выставку о великом князе Сергее Александровиче
04.07.2025 10:36 Мероприятия
Мэр Москвы открыл выставку о великом князе Сергее Александровиче
Сергей Собянин открыл выставку «Августейший хозяин Москвы». Она посвящена великому князю Сергею Александровичу (1857–1905) — первому и единственному представителю императорского дома Романовых, возглавлявшему Первопрестольную (с 1891 по 1905 год). «Нынешняя выставка в Музее Москвы, конечно, не может не привлекать внимания и не трогать сердца москвичей. Потому что период, когда Сергей Александрович был генерал-губернатором Москвы, — это один из самых лучших периодов развития города. Я бы назвал его вообще революционным периодом, потому что именно при нем был дан такой толчок развитию Москвы, когда она из провинциального, мягко говоря, не очень комфортного и чистого города начала превращаться в один из лучших европейских городов. В этот период было сделано то, что не было сделано перед этим целое столетие», — сказал Сергей Собянин. Экспозиция в Музее...
Сокровища ризницы Новодевичьего монастыря впервые показали в Туле
03.07.2025 17:14 Мероприятия
Сокровища ризницы Новодевичьего монастыря впервые показали в Туле
В филиале Государственного исторического музея в Туле открылась выставка «Новодевичий монастырь. История и легенды», приуроченная к 500-летнему юбилею основания древней православной обители. Экспозиция знакомит с многовековой историей монастыря и рассказывает о его роли в сохранении традиционной духовной культуры. «Исторический музей и Новодевичий монастырь связывают особые отношения. В тяжелые годы богоборчества, когда многие обители закрывались или были разрушены, Новодевичий монастырь обрел защиту благодаря статусу музейного объекта в составе Исторического музея. Именно это спасло национальную святыню от печальной судьбы множества разрушенных храмов и монастырей. Сотрудники музея бережно хранили редкие памятники истории нашей страны, уникальную коллекцию православного искусства. Жители Тулы получат уникальный шанс увидеть святыни монастыря – никогда ранее эти ценности не покидали...
Вечная память защитникам столицы!
03.07.2025 14:03 Мероприятия
Вечная память защитникам столицы!
Депутаты Мосгордумы возложили цветы к монументам в честь 84-й годовщины начала формирования Московского народного ополчения. Мероприятия в память о подвиге народных ополченцев Москвы проходят на мемориальных объектах, связанных с формированием дивизий Московского народного ополчения летом и осенью 1941 года. Патриотическая программа «Памяти Московского народного ополчения» реализуется с 2015 года по инициативе депутатов Мосгордумы при поддержке Мэра Москвы Сергея Собянина и Правительства Москвы. Сквер на пересечении проспекта Маршала Жукова и улицы Народного Ополчения, памятник москвичам – бойцам народного ополчения: Председатель Московской городской Думы Алексей Шапошников, фракция партии «Единая Россия»:  «84 года назад, 3 июля 1941 года, простые москвичи по зову сердца вступили в ряды Московского народного ополчения. Это были рабочие и студенты, учителя и артисты...
Акция в память о подвиге народных ополченцев Москвы
02.07.2025 19:16 Мероприятия
Акция в память о подвиге народных ополченцев Москвы
Депутаты Мосгордумы примут участие в патронатной акции в честь 84-й годовщины начала формирования Московского народного ополчения. Мероприятия в память о подвиге народных ополченцев Москвы пройдут 3 июля, в четверг, на мемориальных объектах, связанных с формированием дивизий Московского народного ополчения летом и осенью 1941 года. Председатель Московской городской Думы Алексей Шапошников (фракция партии «Единая Россия») почтит память жителей Москвы, вставших на ее защиту в годы Великой Отечественной войны, и возложит цветы у памятника москвичам – бойцам народного ополчения в сквере на пересечении проспекта Маршала Жукова и улицы Народного Ополчения. В мероприятии примут участие исполняющий обязанности Председателя Московского Комитета ветеранов войны Виктор Закидкин, ветераны, представители общественности, управы района и муниципального округа...