30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 29338; сегодня: 1.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_temy_i_sredstva.php).

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/publications/pravila_raboty_s_dokumentami_nachinayem_s_azov.php) – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Масленица в 2025 году: когда начинается, суть и традиции праздника
07.02.2025 16:40 Аналитика
Масленица в 2025 году: когда начинается, суть и традиции праздника
Масленица — многодневный народный праздник, начало которого зависит от даты празднования Пасхи. Какого числа в 2025 году начнется Масленица в России, описание, суть праздника и связанные с ним народные обычаи, особенности каждого дня Масленичной недели — в материале. Масленица Масленица – это...
Что значат славянские имена
07.02.2025 12:46 Аналитика
Что значат славянские имена
Во времена Древней Руси именам придавали особое значение. Имена, оставшиеся в летописях и берестяных грамотах, не только хранят память о былом единстве славянских народов, но и позволяют современным исследователям узнавать больше...
Миссия дипломата Евфимия Путятина в Японии
07.02.2025 09:04 Аналитика
Миссия дипломата Евфимия Путятина в Японии
7 февраля 1855 года был подписан Симодский трактат между Россией и Японией. Согласно нему, Курильские острова объявлялись российскими.  Симодский трактат В храме Теракудзи города Симода в 1855 году от Рождества Христова 26 января (по старому стилю) или в первый год Ансэя, двенадцатого месяца в...
Копейка: такая изменчивая и постоянная
06.02.2025 13:34 Аналитика
Копейка: такая изменчивая и постоянная
Копейка — монета для России знаковая. Она участвовала в реформах, возвещала о наступлении мирных времен, считалась сокровищем. Успела побывать круглой, вытянутой, квадратной, металлической, бумажной, с орлами, соболями, гербом и вензелями, была легкой и супертяжелой...
Заметки о титулатуре русских и османских монархов
06.02.2025 11:33 Аналитика
Заметки о титулатуре русских и османских монархов
Во внешнеполитическом ведомстве Московского государства переводы официальных документов с тюркских языков чаще всего делали татары. Сформировалась особая профессиональная прослойка служащих Посольского приказа, населявших Татарскую слободу, сами названия улиц которой (например, Толмачёвский...