Сегодня суббота, 10.06.2023: публикаций: 740
30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 23534; сегодня: 23.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 40 публикаций
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

В Эрмитаже обнаружили надпись на люстре, сделанную Петром I
09.06.2023 15:58 Новости
В Эрмитаже обнаружили надпись на люстре, сделанную Петром I
Реставраторы Эрмитажа обнаружили надпись, собственноручно сделанную Петром I на паникадиле (церковной люстре со множеством источников света), созданном царем. Об этом сообщил в пятницу заведующий сектором "Зимний дворец Петра I" Сергей Нилов, выступая на торжественном открытии XVI международного...
Запущен мультимедийный раздел «В небе над Кубанью ковалась Победа»
09.06.2023 14:12 Новости
Запущен мультимедийный раздел «В небе над Кубанью ковалась Победа»
Минобороны России запускает новый мультимедийный раздел «В небе над Кубанью ковалась Победа». В нем опубликованы документы из фондов ЦАМО РФ о воздушных сражениях на Кубани, в результате которых люфтваффе утратило господство в воздухе, а советская авиация обогатилась новой тактикой воздушного боя...
История основания города Одессы Российской империи
09.06.2023 09:05 Новости
История основания города Одессы Российской империи
Турецкая крепость Хаджибей (Аджибей, Гаджибей), на месте которой позже была возведена Одесса, вошла в состав Российской империи в ходе Русско-турецкой войны 1787-1791 гг. (по старому стилю). Главнокомандующий русской армией князь Г.А. Потемкин хорошо понимал стратегическое значение укрепленной...
Более 350 молодежных бизнес-проектов будет представлено в Сколково
08.06.2023 18:46 Мероприятия
Более 350 молодежных бизнес-проектов будет представлено в Сколково
10 июня 2023 года с 10:00 до 17:00 в инновационном центре «Сколково» пройдёт главное событие этого лета - международный чемпионат школьных предпринимательских проектов.Фонд содействия и поддержки детского инновационного предпринимательства «Предпринимательство - детям» совместно с Международным...
Итальянские археологи нашли редкие ткани периода раннего неолита
08.06.2023 14:02 Новости
Итальянские археологи нашли редкие ткани периода раннего неолита
В Италии подводные археологи обследовали затопленное древнее поселение, расположенное на дне озера в коммуне Ангильяра-Сабазия. Со дна они подняли редкие и на удивление хорошо сохранившиеся ткани, плетеные изделия и веревки периода раннего неолита. Как сообщает Arkeonews со ссылкой на статью в...