30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 28418; сегодня: 3.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Мэр города Уфы дал имя птенцу сапсанов Уралсиба
11.06.2024 21:42 Новости
Мэр города Уфы дал имя птенцу сапсанов Уралсиба
Орнитологи окольцевали и дали имя птенцу семейства сапсанов, которые уже много лет выводят потомство на крыше Банка Уралсиб в Уфе. В кольцевании принял участие глава Администрации Уфы Ратмир Мавлиев. Он также выбрал имя для птенца, назвав его Буляк, что в переводе с башкирского языка означает...
История 154 стрелковой дивизии
11.06.2024 15:53 Новости
История 154 стрелковой дивизии
В начале июля 1940 года в Приволжском военном округе в городе Ульяновск была сформирована 154 стрелковая дивизия. Дивизия должна была содержаться по штату в численности 3000 человек. Дивизия была укомплектована в основном жителями Поволжья – русскими, татарами, башкирами, марийцами, мордвами...
Памятник спасавшей блокадных детей «маме Тоне» открыли в Кыргызстане
11.06.2024 15:50 Новости
Памятник спасавшей блокадных детей «маме Тоне» открыли в Кыргызстане
В Кыргызстане прошел Международный форум «Материнство, милосердие, память», посвящённый 100-летию со дня рождения кыргызской женщины Токтогон Алтыбасаровой, которая во время Великой Отечественной войны вместе со своими сельчанами спасала вывезенных из блокадного Ленинграда детей. В мероприятии...
Священник Д. Клепинин - активный участник Сопротивления во Франции
11.06.2024 12:55 Новости
Священник Д. Клепинин - активный участник Сопротивления во Франции
Дмитрий Андреевич Клепинин родился 14 апреля 1904 года на Кавказе, в городе Пятигорске. Он был третьим ребенком в семье известного архитектора и храмостроителя Андрея Николаевича Клепинина. Как и многие русские, Клепинины в 1920 г. эмигрировали из большевистской России. Семья скиталась по Европе, с...
Солженицын и генеральные прокуроры
11.06.2024 11:28 Новости
Солженицын и генеральные прокуроры
Автор: Александр Звягинцев. В 1970 году Александру Исаевичу Солженицыну была присуждена Нобелевская премия «За нравственную силу, с которой он следовал непреложным традициям русской литературы». Это решение нобелевский комитет принял после написания Солженицыным художественных...