Обучайте службу ДОУ правилам работы с документами

Эффективность документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием — одно из важнейших условий его стабильной работы. От того, как выстроены эти процессы, напрямую зависят оперативность и качество принятия управленческих решений, успех всей производственной деятельности.

За решение этих задач отвечает отдельная, организационно обособленная структура, которая подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Называться она может по-разному: служба ДОУ или департамент делопроизводства, управление делами или отдел информационно-документационного обеспечения, канцелярия или общий отдел. В небольших организациях, где документооборот невелик, всю работу по документационному обеспечению управления в состоянии выполнять один человек — секретарь или специально выделенный сотрудник.

Типовые функции любой службы ДОУ, независимо от ее названия и численности, можно разделить на четыре вида: технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям службы ДОУ относятся: первоначальная обработка входящих документов;регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- информационно-справочная работа по документам организации;

- набор документов на компьютере;

- копирование и тиражирование документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

В перечень организационных функций службы ДОУ входят:

- подготовка поступающих документов к докладу руководству;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством;

- регулирование прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с установленными правилами;

- повышение квалификации сотрудников службы;

- организация рабочих мест сотрудников службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с другими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Список контрольных функций службы ДОУ включает в себя:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за правильностью оформления в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение данных о результатах исполнения документов, систематическое информирование об этом руководства;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документов.

К методическим функциям, выполняемым службой ДОУ, относятся:

- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других ЛНД, регламентирующих внутреннюю систему делопроизводства;

- экспертиза научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по темам, относящимся к компетенции службы.

Хотите, чтобы работники вашей службы документационного обеспечения управления четко и грамотно выполняли все возложенные на них функции? Повысить их квалификацию поможет профессиональный ресурс «Правила работы с документами (https://edou.olimpoks.ru/)». Целевая аудитория ресурса — не только сотрудники служб ДОУ, а все, кто работает с документами: кадровики и специалисты HR-подразделений, архивисты и секретари, помощники руководителей и сами руководители.

Сайт «Правила работы с документами» содержит учебные материалы с базовой информацией по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела (https://edou.olimpoks.ru/working_with_documents.php). Посетители ресурса могут не только изучать справочные и учебные пособия в доступной форме, но и устраивать себе самопроверку. Компактность и вариативность контента повышают удобство работы с ресурсом.

Обучающие материалы созданы на основе технологий «Олимпокс» — работающих инструментов для получения знаний и контроля их уровня. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, являются профессиональные методологи в профильных областях. Все электронные курсы регулярно актуализируются и обновляются.

На портале посетитель может:

- быстро найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- оперативно повысить уровень знания нормативных документов в сфере ДОУ и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- организовать входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Портал «Правила работы с документами» — часть большого проекта компании «Термика» в области управленческой безопасности (https://olimpoks.ru/oks/schemes/management_safety/). Цель проекта — предоставить специалистам, работающим с документами, качественные знания в области документационного обеспечения управления.