25.03.2022 11:06
Аналитика.
Просмотров всего: 5849; сегодня: 2.

Обучайте службу ДОУ правилам работы с документами

Эффективность документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием — одно из важнейших условий его стабильной работы. От того, как выстроены эти процессы, напрямую зависят оперативность и качество принятия управленческих решений, успех всей производственной деятельности.

За решение этих задач отвечает отдельная, организационно обособленная структура, которая подчиняется непосредственно руководителю предприятия. Называться она может по-разному: служба ДОУ или департамент делопроизводства, управление делами или отдел информационно-документационного обеспечения, канцелярия или общий отдел. В небольших организациях, где документооборот невелик, всю работу по документационному обеспечению управления в состоянии выполнять один человек — секретарь или специально выделенный сотрудник.

Типовые функции любой службы ДОУ, независимо от ее названия и численности, можно разделить на четыре вида: технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим функциям службы ДОУ относятся: первоначальная обработка входящих документов;регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- информационно-справочная работа по документам организации;

- набор документов на компьютере;

- копирование и тиражирование документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

В перечень организационных функций службы ДОУ входят:

- подготовка поступающих документов к докладу руководству;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством;

- регулирование прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива в соответствии с установленными правилами;

- повышение квалификации сотрудников службы;

- организация рабочих мест сотрудников службы;

- организация делопроизводства по обращениям граждан;

- разработка (совместно с другими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.

Список контрольных функций службы ДОУ включает в себя:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за правильностью оформления в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

- обобщение данных о результатах исполнения документов, систематическое информирование об этом руководства;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документов.

К методическим функциям, выполняемым службой ДОУ, относятся:

- разработка номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других ЛНД, регламентирующих внутреннюю систему делопроизводства;

- экспертиза научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по темам, относящимся к компетенции службы.

Хотите, чтобы работники вашей службы документационного обеспечения управления четко и грамотно выполняли все возложенные на них функции? Повысить их квалификацию поможет профессиональный ресурс «Правила работы с документами». Целевая аудитория ресурса — не только сотрудники служб ДОУ, а все, кто работает с документами: кадровики и специалисты HR-подразделений, архивисты и секретари, помощники руководителей и сами руководители.

Сайт «Правила работы с документами» содержит учебные материалы с базовой информацией по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. Посетители ресурса могут не только изучать справочные и учебные пособия в доступной форме, но и устраивать себе самопроверку. Компактность и вариативность контента повышают удобство работы с ресурсом.

Обучающие материалы созданы на основе технологий «Олимпокс» — работающих инструментов для получения знаний и контроля их уровня. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, являются профессиональные методологи в профильных областях. Все электронные курсы регулярно актуализируются и обновляются.

На портале посетитель может:

- быстро найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- оперативно повысить уровень знания нормативных документов в сфере ДОУ и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- организовать входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Портал «Правила работы с документами» — часть большого проекта компании «Термика» в области управленческой безопасности. Цель проекта — предоставить специалистам, работающим с документами, качественные знания в области документационного обеспечения управления.



Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Поделиться:

Интересно:

Мэр города Уфы дал имя птенцу сапсанов Уралсиба
11.06.2024 21:42 Новости
Мэр города Уфы дал имя птенцу сапсанов Уралсиба
Орнитологи окольцевали и дали имя птенцу семейства сапсанов, которые уже много лет выводят потомство на крыше Банка Уралсиб в Уфе. В кольцевании принял участие глава Администрации Уфы Ратмир Мавлиев. Он также выбрал имя для птенца, назвав его Буляк, что в переводе с башкирского языка означает...
История 154 стрелковой дивизии
11.06.2024 15:53 Новости
История 154 стрелковой дивизии
В начале июля 1940 года в Приволжском военном округе в городе Ульяновск была сформирована 154 стрелковая дивизия. Дивизия должна была содержаться по штату в численности 3000 человек. Дивизия была укомплектована в основном жителями Поволжья – русскими, татарами, башкирами, марийцами, мордвами...
Памятник спасавшей блокадных детей «маме Тоне» открыли в Кыргызстане
11.06.2024 15:50 Новости
Памятник спасавшей блокадных детей «маме Тоне» открыли в Кыргызстане
В Кыргызстане прошел Международный форум «Материнство, милосердие, память», посвящённый 100-летию со дня рождения кыргызской женщины Токтогон Алтыбасаровой, которая во время Великой Отечественной войны вместе со своими сельчанами спасала вывезенных из блокадного Ленинграда детей. В мероприятии...
Священник Д. Клепинин - активный участник Сопротивления во Франции
11.06.2024 12:55 Новости
Священник Д. Клепинин - активный участник Сопротивления во Франции
Дмитрий Андреевич Клепинин родился 14 апреля 1904 года на Кавказе, в городе Пятигорске. Он был третьим ребенком в семье известного архитектора и храмостроителя Андрея Николаевича Клепинина. Как и многие русские, Клепинины в 1920 г. эмигрировали из большевистской России. Семья скиталась по Европе, с...
Солженицын и генеральные прокуроры
11.06.2024 11:28 Новости
Солженицын и генеральные прокуроры
Автор: Александр Звягинцев. В 1970 году Александру Исаевичу Солженицыну была присуждена Нобелевская премия «За нравственную силу, с которой он следовал непреложным традициям русской литературы». Это решение нобелевский комитет принял после написания Солженицыным художественных...