Сегодня суббота, 04.04.2020: публикаций: 513
Новости. Опубликовано 25.02.2019 12:52  Просмотров всего: 4467; сегодня: 1.

АО «Хакасвзрывпром» заменило «журнальный» документооборот на СЭД «Дело»

АО «Хакасвзрывпром» заменило «журнальный» документооборот на СЭД «Дело»

В декабре прошлого года компания «КC – Консалтинг» завершила начальный этап внедрения СЭД «Дело» в АО «Хакасвзрывпром» (предприятие работает на территории Республики Хакасия). Заказчик использует стандартный функционал системы для управления документами, возможности СЭД по работе с почтовыми отправлениями, а также опцию для оцифровки бумажных экземпляров.

АО «Хакасвзрывпром» – предприятие со своими традициями, занимающее значимое место не только в добывающей отрасли, но и в экономике региона в целом. Компания специализируется на буровзрывных работах при подготовке участков к разработке и добыче полезных ископаемых. Также организация имеет лицензию на производство взрывчатых материалов промышленного назначения.

Структуру документопотоков АО «Хакасвзрывпром» можно назвать классической для предприятий данного типа: основной массив составляют организационно-распорядительные документы, деловая переписка и договорной документооборот. Работа с документами ведется централизованно – все учетно-регистрационные операции сконцентрированы у делопроизводителя.

До внедрения СЭД в АО «Хакасвзрывпром» существовала только журнальная форма регистрации. Все исходящие, входящие, внутренние документы фиксировались в бумажных журналах. На корреспонденцию, требующую резолюции, руководитель вручную выносил поручения, после чего оригиналы передавались исполнителям с отметкой в журнале. Для формирования почтовых реестров и распечатки конвертов в организации использовали отдельную специальную утилиту.

Внедрение СЭД «Дело» стало для предприятия первым опытом использования профессиональных решений для управления документами.

На старте проекта заказчика интересовали только учетно-регистрационные возможности СЭД и автоматизация работы с конвертами, но в ходе внедрения было принято решение расширить функциональность с помощью дополнительной опции «Сканирование» для оцифровки бумажных экземпляров.

В рамках проекта специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование документооборота, установку программного обеспечения и настройку СЭД (создание БД, справочников, регистрация пользователей и т.д.). На завершающем этапе в удаленном режиме (средствами программы Team Viewer) прошло обучение работе в СЭД «Дело».

В целом в рамках проекта были решены следующие задачи:

- Автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета (регистрационной карточке) электронного образа документа.

- Упорядочение договорного документооборота: отслеживание поступление в организацию оригиналов договоров, счет–фактур и т.д.

- Автоматизация работы с почтовыми отправлениями (распечатка конвертов из СЭД «Дело» и др.).

- Минимизация времени на поиск документов.

С начала 2019 года в АО «Хакасвзрывпром» СЭД «Дело» работает в штатном режиме. Постепенно наполняется база электронных документов (регистрируемые экземпляры сканируются), активно используется поисковый модуль, идет освоение и другой функциональности системы.

В дальнейшем заказчик рассматривает возможность решения с помощью СЭД «Дело» дополнительных задач и увеличения числа автоматизируемых документных процессов.

Тематические сайты: Информтехнологии, связь, Интернет, Офис
Сайты субъектов РФ: Алтайский край, Хакасия Республика
Сайты федеральных округов РФ: Сибирский федеральный округ
Сайты стран: Россия

Ньюсмейкер: КС-Консалтинг — 51 публикация. Вы можете направить ньюсмейкеру обращение, заявку
Сайт: www.cs-consult.ru/news-articles/novosti/805-hakasvzrivprom2019
Поделиться:
Ваше мнение
Как пандемия коронавируса сейчас реально отражается на бизнесе или виде экономической деятельности которые вы ведете или которых касаетесь?
 Существенно негативно
 Скорее негативно
 Пока никак
 Скорее позитивно
 Существенно позитивно
Предложите опрос