Сегодня вторник, 16.08.2022: публикаций: 702
30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 10612; сегодня: 39.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 15 публикаций
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Студии активно теснят большие квартиры на рынке московских новостроек
16.08.2022 15:10 Аналитика
Студии активно теснят большие квартиры на рынке московских новостроек
Число студий в продаже в новостройках всех классов и типов выросло в постпандемийный период (с середины 2020 года) более чем в два раза до 9,3 тыс., подсчитали аналитики «Метриум». Их доля на рынке увеличилась с 9% до 22%, причем в массовом сегменте студии образуют 31% предложения. Только в элитных...
В Хеликс доступны для заказа анализы на аллергены методом ImmunoCAP
16.08.2022 13:32 Товары и услуги
В Хеликс доступны для заказа анализы на аллергены методом ImmunoCAP
Лабораторная служба Хеликс, один из лидеров рынка частной лабораторной диагностики в России, возобновляет выполнение исследований на аллергены по технологии ImmunoCAP. Клиенты Хеликс вновь могут заказать анализы для диагностики аллергии на базе технологии ImmunoCAP. Это исследования, позволяющие...
15.08.2022 18:17 Консультации
Большинство «форточников» действуют в Санкт-Петербурге
Традиционно окна являются наиболее уязвимым местом в безопасности городских квартир, особенно – в летний период. С приходом жары многие собственники жилья оставляют окна открытыми, даже находясь за пределами квартиры. Однако развитие городского ритейла и смена жилого фонда привели к сокращению...
15.08.2022 13:00 Интервью, мнения
Дмитрий Павлюк: рынок такси ждет рост в крупных городах России
В России активно развивается сфера такси, а внутри страны созданы предпосылки, которые обеспечат дальнейший рост этой индустрии. Важную роль в этом процессе сыграет лизинговое финансирование. Об этом рассказал руководитель отдела лизинга автотранспорта «Балтийского лизинга» Дмитрий Павлюк по итогу...
70% мужчин ходят на рыбалку, чтобы отдохнуть от дома – опрос
12.08.2022 15:21 Аналитика
70% мужчин ходят на рыбалку, чтобы отдохнуть от дома – опрос
Группа «Родина» провела опрос среди покупателей квартир в жилом культурно-образовательном кластере Russian Design District (RDD) в Новой Москве у реки Десна об их хобби и выяснила, что большинство мужчин (70%) ходят на рыбалку только для того, чтобы отдохнуть от дома. Самым же популярным видом...